17 правил совещаний при удалённой работе

Встречи вживую с командой имеют свои преимущества, но в случае удалённой работы виртуальные совещания остаются единственным инструментом. Вакансии на дому становятся всё популярнее, а вместе с ними растёт и важность продуктивных коммуникаций в интернете. 

Удалённая работа без звонков не обходится, и в этой статье мы собрали 17 советов, которые сделают ваши совещания более результативными. Рекомендации разделены на три группы и рассказывают как подготовиться к онлайн-совещанию, как его провести и что сделать сразу после. Все советы адаптированы под удалённую работу.

Что сделать до созвона

  1. Выбрать сервис для связи

Для проведения митинга в офисе не нужны никакие инструменты, достаточно просто сесть за стол и начать разговаривать. Однако удалённая работа требует использования специального программного обеспечения. Существует множество сервисов для онлайн-звонков, таких как Skype, Discord, Hangouts, Slack, Telegram, Zoom и Teams, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Рекомендуется попробовать каждый из них и выбрать наиболее подходящий для команды. 

  1. Сделать тестовый звонок

Не круто, если в начале онлайн-встреч вы тратите десять минут на проверку связи и оборудования. Ничто так не портит удалённую работу, как все эти: «Меня слышно? А что-то у меня картинка подвисает. У Васи не работает микрофон». Перед началом созвона важно проверить работу камеры с микрофоном, скорость интернета, закрыть ненужные программы и выключить оповещения, чтобы избежать возможных технических проблем.

Также рекомендуем использовать наушники, чтобы снизить фоновые шумы, а внешний микрофон поможет улучшить звучание голоса. Даже если у вас удалённая работа без звонков, то для общения с коллегами всё равно хотелось бы иметь приличный звук.

  1. Найти тихое место для удалённой работы

Удалённая работа освобождает вас от необходимости следовать дресс-коду, часто позволяет гибкий график и сводит к минимуму общение с коллегами. Но уж организация тихого рабочего места это ваша прямая обязанность, если вы выбрали удалённую работу. Как минимум должно быть тихо, а если при созвонах вы используете видео-связь, то стоит также позаботиться, чтобы в кадр не попадало ничего лишнего. 

  1. Подходящая одежда

Выше мы говорили, что отсутствие жёсткого дресс-кода — это одно из преимуществ удалённой работы. Но всё же, если ты хочешь, чтобы окружающие воспринимали тебя как профессионала, не стоит созваниваться в домашней одежде: в халатах, в растянутых футболках. Некоторые коллеги могут не оценить такой стиль. Впрочем, если у вас не принято использовать камеры во время созвонов, то можно не заморачиваться.

  1. Сформулируйте повестку и отправьте всем

Лучше всего заранее продумать повестку предстоящего совещания и поделиться ею со всеми участниками, чтобы коллеги могли подготовиться и не тратить время на это уже во время разговора. Например, иногда нужно принести на созвон какие-то цифры или уточнить данные у коллег.

  1. Подумайте, кто должен быть на совещании

При удалённой работе лучше работать небольшими группами по 4-5 человек. Так вы не упустите ничего важного, у каждого будет возможность высказаться и совещание не затянется. Приглашайте на созвон наименьшее из возможных число людей. В крайнем случае, если вам понадобится мнение ещё одного сотрудника, его всегда можно будет подключить к звонку прямо в процессе.

  1. Выработайте правила

Лучше, если в команде есть свои правила относительно созвонов при удалённой работе. Своего рода внутренний корпоративный этикет. Например, на качество звука хорошо влияет, если все участники, кроме выступающего, держат микрофоны беззвучном режиме. Хорошо, если люди привыкли сообщать нужную информацию сжато, быстро и по существу. Ну и как минимум все коллеги должны понимать, принято у них включать камеры или нет. Без опыта в удалённой работе эти правила могут быть не очевидны, поэтому их нужно чётко артикулировать и доносить до каждого нового участника команды.

Что делать во время созвона

  1. Не настаивайте на видео

Вскользь мы уже касались этой темы. Из нашего опыта удалённой работы камеры ничего не добавляют к рабочему процессу, а только заставляют людей нервничать о том, как они выглядят. Дайте им свободу не включать камеры и пусть все будут сосредоточены на профессиональных вопросах. Это так же означает, что вы не можете заниматься своими делами, пользуясь тем, что вас никто не видит. Будьте профессионалом.

  1. Отключайте микрофон

Лучшее правило удалённой работы: говорит только один. Поэтому желательно замутить микрофон во время совещания, чтобы посторонние шумы не мешали коллегам. Например, если во время совещания вы что-то набираете на клавиатуре, это здорово долбит всем по ушам.

  1. Представьте участников

Если люди, участвующие в разговоре, не знают друг друга или редко пересекаются при удалённой работе, то имеет смысл представить всех участников независимо от их числа. Это помогает лучше понимать, кто будет участвовать в разговоре, кто за какую область отвечает. В-третьих, если каждый участник представится, это поможет остальным лучше распознать его голос во время разговора.

  1. Small talk в удалённой работе

Короткий свободный разговор перед началом деловых вопросов помогает расслабиться, адаптироваться и наладить контакт с собеседниками. Это важно ещё и потому, что при удалённой работе мы реже взаимодействуем с коллегами и перекинуться парой фраз бывает очень полезно.

  1. Будьте вежливы

Речь идёт даже не о том, чтобы грубо или снисходительно разговаривать. Это недопустимо само по себе, вне зависимости от того, удалённая работа у вас или офисная. Невежливо также заниматься побочными делами или вести параллельные разговоры. Это может вызвать раздражение других участников и отвлечь их от важного обсуждения.

  1. Выберите лидера

Чтобы онлайн-совещание было продуктивным, необходимо назначить ведущего, который не только инициирует созвон, но и будет следовать заранее составленному плану и управлять разговором. Так ваша удалённая работа будет продуктивнее. Если разрешить всем участникам вести диалог без организации, всё превратится в базар. 

  1. У каждого должна быть возможность высказаться

Одни люди активнее, они трещат без умолку. У других есть хорошие идеи, но им сложно захватить инициативу в разговоре. На правах модератора вы можете заботиться о том, чтобы каждый был услышан. Всегда можно передать микрофон простой фразой: «Денис, а ты что думаешь по этому вопросу?»

  1. Спрашивайте адресно

Удалённая работа научила нас, что если вы зададите вопрос всей группе сразу, не обращаясь ни к кому конкретно, то он скорее повиснет в воздухе. Лучше выбрать конкретного участника и обратиться к нему напрямую. Или уточнить, что вам интересно мнение каждого, но начать вы просите конкретного сотрудника. 

  1. Ищите свой формат мозговых штурмов

Во время мозгового штурма важна атмосфера креативности и свободного всестороннего потока идей. При удалённой работе этого не всегда удаётся достичь. 

Это не означает, что дистанционные мозговые штурмы невозможны, но они являются очень сложным процессом. Может быть нужно приглашать на каждый такой созвон конкретного человека, который умеет создавать правильную атмосферу, и вы замечали, что в его присутствии люди фонтанируют идеями. А может быть можно предложить поштурмовать в одиночку, а потом поделиться мыслями во время созвона.

Что делать после созвона

  1. Суммируйте всё

Сразу после созвона сформулируйте и передайте всем участникам резюме, которое фиксирует основные моменты встречи, тезисы и идеи. Это поможет запомнить и проанализировать важные моменты в дальнейшем, а также зафиксирует договорённости, сроки и кто за что отвечает. Удалённая работа не обязательно должна быть скучной, поэтому (если это соответствует духу вашей команды) можно сделать резюме более весёлым, добавив гифки, эмодзи смешные фотографии и т.д. 

Надеемся, что эти советы помогут сделать удалённую работу вашей команды продуктивнее!

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Блог Kadrout