Эта статья будет полезна работодателю, которому предстоит организовать удалённую работу своей команды. И в той же степени она ценна для специалиста, который решил перейти на удалённую работу. Кратко, буквально в формате чек-листа расскажем про все основные инструменты, о которых нужно позаботиться, чтобы работа в интернете была комфортной и продуктивной.
1. Компьютеры, ноутбуки, гарнитуры.
В условиях удаленной работы ноутбук, видеокамера и гарнитура становятся необходимыми инструментами для эффективной коммуникации и работы. Для того, чтобы обеспечить оптимальные условия труда на удаленке, рекомендуется иметь в каждом доме приличный ноутбук или стационарный компьютер, в той комплектации, которая отвечает задачам сотрудника. В случае, если специалист не имеет необходимой техники для удаленной работы, компания может предоставить ему компьютер из офиса.
2. Шустрый интернет для удалённой работы
Для удобной и эффективной удаленной работы необходимо иметь домашнее подключение к интернету (Wi-Fi или кабель) с достаточно высокой скоростью соединения. Большинство программ и сервисов, которые используются в удалённой работе, требуют доступа к интернету, поэтому надежное и стабильное подключение к сети является важным аспектом. В случае отсутствия возможности установить стабильное домашнее интернет-подключение, можно использовать мобильный трафик как временную и очень плохую альтернативу. Кстати, работодатель должен компенсировать расходы на вашу удалённую работу.
3. Корпоративный VPN
Важным инструментом удалённой работы в сегодняшних реалиях является удалённый доступ (VPN) к корпоративной сети и приложениям. Защищённый удалённый доступ обеспечивает безопасное подключение к корпоративной сети и гарантирует защиту конфиденциальных данных. Это важно для тех компаний, которые работают с конфиденциальными данными и нуждаются в надежной защите информации.
Кроме того VPN даёт возможность пользоваться cервисами, фотобанками, сайтами, которые или заблокированы на территории России или сами закрыли доступ для российских пользователей.
4. Облако для совместной удалённой работы
Облачные хранилища файлов необходимы для совместной удалённой работы. Для этой цели можно использовать различные сервисы, предоставляющие бесплатный лимит на хранение данных, такие как Яндекс.Диск, OneDrive, Google Drive, Dropbox, а также корпоративные облачные хранилища. Возможность хранить документы в облаке обеспечивает доступность к данным всем заинтересованным лицам в любое время и из любого места.
5. Программы для работы с документами
Для эффективной удаленной работы важно иметь программы для работы с документами. Минимальный набор таких программ включает офлайн-продукты от Microsoft или OpenOffice. Однако желательно, чтобы ваши сотрудники также умели работать с онлайн-приложениями для совместной работы с документами, такими как Google Docs, Office 365 или МойОфис, а также схемами от Miro или Mindmanager. Использование подобных программ обеспечивает удобство и эффективность удалённой работы, позволяет совместно создавать и редактировать документы в режиме реального времени, улучшает качество коммуникации.
6. Мессенджеры для удалённой работы
Для оперативного обмена информацией с коллегами, понадобятся онлайн-мессенджеры. Для этих целей можно использовать такие популярные приложения, как Telegram, WhatsApp и Viber. Более опытные пользователи могут воспользоваться более продвинутыми вариантами, такими как Slack, Discord или Microsoft Teams. Важно, чтобы у всей команды был один предпочтительный способ связи, чтобы вы не написывали коллеге в тот мессенджер, в который он заглядывает раз в полгода.
7. Программа для аудио- и видеосвязи
Удалённая работа без звонков? Такого не бывает! Важно иметь возможность общаться с коллегами и партнерами в режиме реального времени, обмениваться информацией, презентациями, демонстрировать экран и работать вместе над проектами. Наиболее популярными и удобными инструментами для удалённой работы являются такие простые и доступные программы, как Zoom, Skype или Google Meet.
8. Планировщики задач
Для успешной удаленной работы необходимо эффективное планирование. Такие инструменты как Trello, Jira или Asana помогут вам контролировать свои задачи, отслеживать прогресс и держать свои дела в порядке. находить эффективные способы управления временем. Они также обеспечат более прозрачную коммуникацию с коллегами и улучшат координацию работ в команде, что особенно важно при удаленной работе. Кроме того, при работе в команде необходимы инструменты для аудиторного и видеосвязи, такие как Zoom, Skype или Google Meet, которые помогут установить более тесную связь и снизить вероятность недопонимания.
9. Календарь для удалённой работы
В контексте удаленной работы, очень полезно использовать общий календарь. Google Calendar позволяет создавать разные календари и делиться доступом к ним с разными группами людей. Например, вы можете создать один общедоступный календарь для всей команды и еще один — личный. Это поможет всем участникам быть в курсе общего графика работы и избежать недопонимания в расписании.
10. Общая адресная книга
Для удалённой работе бывает важно, чтобы все имели доступ к адресным книгам всех сотрудников. Для этого необходимо загрузить адресную книгу на сервер и предоставить доступ пользователям. С помощью расширения Addressbooks Synchronizer можно выполнить синхронизацию адресной книги и обеспечить ее актуальность для всех участников.
Этот список, конечно, далеко не исчерпывает все вопросы, связанные с удаленной работой. Кроме информационно-технологических задач, также нужно решить методологические вопросы, связанные с установлением правил работы из дома, вопросы сотрудничества, касающиеся формата взаимодействия между сотрудниками, клиентами и поставщиками бизнеса, а также организационные вопросы, связанные с управлением удаленным персоналом. Однако без обеспечения базовых условий для удаленной работы все эти задачи станут гораздо более сложными.
