Удалённая работа диктует новые правила деловой коммуникации. В этой статье мы изложили основные правила деловой переписки, которые помогут вам быть приятным человеком и продуктивным сотрудником.
1. Обращение к сотрудникам и коллегам по имени
Имя имеет большое значение для каждого. Зная это, вы можете построить максимально продуктивно и произвести приятное впечатление при удалённой работе. И даже если вы пишете несколько раз в день одному человеку, необходимо начинать общение с имени собеседника. Копирайтеры, разработчики и дизайнеры, чья удалённая работа подразумевает общение онлайн, используют мессенджеры и почтовые сервисы для связи с партнерами и клиентами. Создать о себе правильное впечатление при удалённой работе, проявить уважение к собеседнику поможет простое правило обращения по имени к адресату.
Пример:
Кому: Максиму Петровичу
Максим Петрович, добрый день. Прошу выслать обновленное коммерческое предложение, с оговоренными ранее пунктами.
2. Краткость и точность изложения мысли
Структуру письма продумайте заранее, чтобы не было лишней информации в переписке. Постарайтесь как можно проще составлять предложения, избегая деепричастных оборотов. Ваш адресат в процессе удалённой работы в течение трудового дня должен открыть емайл и сразу понять суть. Имейте в виду, что правильно составленный текст является гарантией быстрого ответа. Если вопрос срочный, рекомендуем указать в переписке дедлайн, чтобы собеседник понимал сколько у него времени на ответ.
Пример:
Кому: Дарье Алексеевне.
Дарья Алексеевна, добрый день.
В понедельник было совещание, обсуждали ваш доклад. Решили, что важно добавить статистику. Документ прилагаю к письму. Все данные выделены в докладе цветом, в том числе удалённые, работа не срочная. Прошу выслать исправленный доклад до конца этой недели.
3. Если текст объёмный, делите на абзацы
Емайлы и сообщения в мессенджерах — это основа коммуникации при удалённой работе. Поэтому важно, чтобы ваши обращения были краткими и понятными. Читать длинный текст всегда неудобно. Для этого используются смысловые разделения на абзацы. Таким образом текст воспринимается проще и легче запоминается. Важные моменты можно отразить первостепенно. Можно использовать нумерованные списки, если удалённая работа над задачей подразумевает несколько этапов.
Пример:
Кому: Олесе Дмитриевне.
Тема: Прошу внести несколько правок в презентацию.
Олеся, сегодня на совещании мы с коллегами подробно ознакомились с презентацией. Стиль изложения нас устраивает, тема презентации отражена достаточно хорошо, но есть некоторые замечания по визуальному ряду:
- Визуальный ряд слайдов должен соответствовать содержанию статей.
- Размер картинок от 1200 пикселей по горизонтали.
- Итоговый файл должен весить не более 4 Мб и включать в себя не менее 10 слайдов.
- На каждом слайде должен быть заголовок, в котором кратко отражается суть.
Работа удалённая, в офис приезжать не надо. Предварительную версию ждём завтра до 14 часов дня. После итоговых правок, окончательную версию необходимо будет подготовить до конца этой недели.
4. Всегда давайте обратную связь
В деловой этике при удалённой работе приветствуется уважение к своему личному времени и времени собеседника. Поэтому так важна обратная связь. Чем быстрее она будет дана, тем легче выстроить процесс работы. Чтобы собеседник не думал, что его письмо потерялось или вы невнимательно читаете письма, постарайтесь всегда отвечать на письма. В том случае, если исправление документов требует времени, то необходимо все равно ответить и уведомить собственника о том, что вы получили его письмо, ознакомились с данными и приступили к делу. Будет очень эффективным, если вы заранее напишите время, которое вам потребуется на задачу.
Пример того, как не надо:
Кому: Анне Сергеевне
Анна, приветствую! Необходимо забронировать столик в любом японском ресторане сегодня на 7 вечера на десятерых.
Кому: Анне Сергеевне
Анна, заказали?
От кого: Анна Сергеевна
Да, давно заказала.
Пример того, как надо:
Кому: Анне Сергеевне
Анна Сергеевна, приветствую! Необходимо забронировать столик в любом японском ресторане сегодня на 7 вечера на 10 человек.
От кого: Анна Сергеевна
Добрый день. Принято. Работаю. В течение 30 минут отпишусь о готовности и скину адрес.
5. Обязательно пишите тему письма
Старайтесь в теме отразить самую суть содержания. Чем более кратко и лаконично вы укажите тему письма, тем проще коллеге будет сориентироваться в массе корреспонденции в почтовом ящике, и тем быстрее он вам ответит. Если дело срочное, сделайте соответствующую пометку в теме. Если вы знаете, что менеджер на переговорах или в поездке или в важной командировке, и тема письма не срочная, то необходимо это также указать. Таким образом диалог будет выстроен максимально эффективно и грамотно, а адресат почувствует ваше уважение к его времени.
Пример:
Кому: Олегу
Тема: Срочно! Презентация с выставки нужна сегодня
Олег, прошу выслать готовую презентацию сегодня до часу дня.
6. Не убирайте людей из копии
Удалённая работа в команде обычно подразумевает интенсивную переписку. Люди, которые стоят в копии, тоже имеют отношение к делу. Это могут быть руководители, помощники, ассистенты, менеджеры, которые тоже влияют на решение вопроса. Именно поэтому важно нажать кнопку «ответить всем». Сотрудники, которые недавно перешли на удалённую работу, часто об этом забывают и в итоге их письма видят не все заинтересованные коллеги. Кроме этого могут ухудшаться отношения в команде, потому что исключение из важной переписки одного человека может восприниматься как неуважение.
7. Вежливая и грамотная речь
В деловой переписке никто не слышит вашу интонацию. Именно поэтому грамотное владение речью так важно при удалённой работе. Словами мы можем выразить массу эмоций, а можем скрыть, когда это необходимо. Внимательно следите за своей речью и старайтесь быть вежливыми и уважительными к собеседнику, неважно общаетесь ли вы с близкими коллегами или с административным персоналом. Рекомендуется несколько раз перечитать написанное, так вы сможете найти ошибку или недочёт и исправить их вовремя. Поверьте это будет эффективнее, чем потом исправлять созданную вами же ошибку в отношениях.
Пример того, как не надо:
Кому: Андрею Викторовичу
Андрей, что это за итоговые цифры? Объясните пжлст.
Пример того, как надо: Кому: Андрею Викторовичу
Андрей, итоговые данные относятся к какому месяцу этого года? Не смог найти файлы, на которые вы ссылаетесь. Прикрепите, пожалуйста, все отчеты этого года.
8. Всегда добавляйте подпись и контактные данные
В конце письма очень важно указать полные инициалы и контактные данные, чтобы собеседник имел возможность связаться с вами. Даже если вы общаетесь с коллегами внутри компании, необходимо указывать внутренний номер, по которому с вами можно оперативно связаться. Удалённая работа без звонков не обходится. Можно указать дополнительную информацию, которая поможет собеседнику, например, ссылку на сайт или дополнительный номер для связи в мессенджере, если вы общаетесь с иностранными коллегами. При удалённой работе важна быстрая коммуникация, поэтому дайте возможность коллегам и партнёрам связаться с вами разными способами.
Верный пример:
Кому: Nicole
Nicole, добрый день! Видели ваш стенд на выставке, нас очень заинтересовали работы, прошу выслать прайс на ваши услуги.
С уважением, Екатерина.
Менеджер по продажам ООО «Дом и уют»
8 000−000−00−33 (тел., Whatsapp, Telegram)
Сайт www…..ru
9. Лайфхак: сначала само письмо, потом адрес
Очень простое правило, которое избавит вас от отправки еще не полностью готового письма. Сейчас почтовые сервисы уже сделали возможным в течение первых 10 секунд отменить отправленное письмо. Это очень удобно при удалённой работе, но не всегда человек быстро ориентируется и нажимает нужную кнопку. Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, обязательно указывайте адрес собеседника в самом конце, когда текст и все необходимые файлы уже готовы. И вы перечитали написанное. Дважды!
Работа в интернете заняла весомое место на рынке труда, на работных сайтах вы можете видеть всё больше вакансий на дому. Удалённая работа предоставляет возможности как специалистам, так и новичкам без опыта, ищущим работу для начинающих. Многие вакансии подразумевают лёгкую удаленную работу. Удалённая работа на компьютере доступна даже студентам без опыта, и тем людям, которые заинтересованы в подработке помимо основной занятости.
Мы надеемся, что эти простые рекомендации помогут вам создать хорошие отношения с коллегами и партнерами и будут способствовать продуктивной удалённой работе.
