Сегодня рассмотрим относительно новое явление в документообороте — электронные трудовые книжки. Стоит ли работодателям массово переводить на них сотрудников и нужна ли она вам, если у вас удалённая работа. Совет: не спешите избавляться от бумажной версии.
Удалённая работа и электронные книжки
Цифровой документооборот, саботируемый сотрудниками на местах, всё же медленно со скрипом проникает в разные сферы, в том числе в удалённую работу. В 2020 году в России объявили о внедрении электронных трудовых книжек, чтобы все данные хранились в одном месте, все заинтересованные инстанции могли получить к ним доступ, а пенсии начислять было просто и прозрачно.
С 2022 года процесс перехода к цифровой форме был завершён, и теперь каждый работодатель обязан вести учет стажа сотрудников и передавать информацию в Социальный фонд России ежемесячно в соответствии с законодательством. Не важно, говорим ли мы об офисной или удалённой работе.
Основная идея электронной трудовой книжки заключается в упрощении жизни граждан: их данные хранятся в безопасности и доступны в любое время. Электронная выписка имеет юридическую силу аналогичную бумажному варианту и может быть получена через Госуслуги или сайт Социального фонда России.
В электронной трудовой книжке указываются все те же данные, что были в бумажной: ФИО работника, дата его рождения, СНИЛС, место удалённой работы, профессия, должность, дата зачисления в штат и расторжения трудового договора, а также основания и причины изменения должности или увольнения.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работодателя
К 2024 году общественное мнение по поводу цифровизации трудовой жизни ещё несколько неоднозначно — выявлены как плюсы, так и минусы для удалённой работы и даже некоторые риски.
👍 Теперь при трудоустройстве работодателю легче проверить, насколько опыт, указанный в резюме кандидата на удалённую работу, соответствует реальности, а также узнать причину увольнения с предыдущего места. Например, соискатель на руководящую позицию не упомянул, что с предыдущей удалённой работы его уволили по статье с последующим судебным разбирательством. Однако эта информация была найдена в его электронной трудовой книжке.
👍 Нет необходимости в приобретении, ведении и хранении бумажных документов. Это исключает возможность их утраты, подделки или повреждения за долгие годы удалённой работы.
👍 Простота документооборота и экономия времени в удалённой работе с бумагами. Например, если федеральная сеть магазинов меняет свое название, раньше пришлось бы вручную вносить соответствующие записи для всех филиалов, сейчас это можно сделать в два клика
👍 Упрощение кадровых процессов, особенно при найме сотрудников на удаленную работу.
Минусов стало меньше, но они все же существуют. Главный недостаток заключается в том, что в цифровой версии трудно найти данные о кандидате и его удалённой работе до 2020 года. Но есть и другие нюансы:
👎Работники с электронной трудовой книжкой не всегда появляются в день увольнения, чтобы подписать приказ, так как считают это излишним. Ранее им приходилось приезжать, чтобы получить бумажную копию. С удалённой работой вообще такая проблема. Проблему можно решить, включив в приказ информацию о том, что сотрудник не явился, и ему не удалось ознакомиться с документом.
👎Цифровой формат в чём-то более надежен, чем бумажный, но не лишен недостатков. Например, возможны сбои в работе серверов, а также требуется дополнительная киберзащита, поскольку речь идет о персональных данных.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для сотрудника
Если вы устраиваетесь на удалённую работе, где используют электронные трудовые книжки, вы скоро на собственном опыте узнаете все их достоинства и недостатки.
👍 Всегда можно проверить, было ли ваше трудоустройство на удалённую работу официальным, и какие данные работодатель отправил в Социальный фонд России.
👍 Не нужно запрашивать копию трудовой книжки в случае необходимости, например, при поиске новой удалённой работы. Электронная версия может быть загружена с Госуслуг за минуту.
👍 Пенсию можно назначить дистанционно на основе данных индивидуального лицевого счета. То же самое касается и социальных выплат — не требуется представлять заверенную копию трудовой книжки в государственные органы.
👍Вас могут зачислить в штат на удаленную работу, запрашивая только форму СТД-СФР или СТД-Р.
👎 Если у вас раньше была бумажная трудовая книжка, вам все равно придется ее хранить и предоставлять при поиске новой удалённой работы.
👎 В электронных версиях трудовых книжек не содержится информации о государственных и ведомственных наградах. Для подтверждения, например, звания ветерана труда, потребуется собирать выписки из приказов, почетные грамоты и другие документы.
👎 Электронные файлы и базы данных не всегда гарантируют полную защиту на 100%. Бывают случаи, когда сотрудникам Социального фонда России приходится обращаться в архивы организаций, чтобы дополнить или уточнить информацию в индивидуальном лицевом счете. Однако, если бумажный вариант можно сохранить и предоставить в случае потери цифровых данных, ситуация становится гораздо сложнее.
Вывод:
В конечном итоге, преимущества электронной трудовой книжки при трудоустройстве на удалённую работу явно превышают. Однако, необходимо больше времени, чтобы эта практика стала широко распространенной, а также достигла максимальной надежности и удобства для сотрудников и работодателей.
