Допустим, вы поручили сотруднику составить должностную инструкцию для менеджера, поступающего в компанию на удалённую работу. Подчиненный справился как сумел, что-то написал сам, что-то стащил в интернете. Вы бегло просмотрели, но не вникали в детали.
И скорее всего к этой должностной инструкции вы вернетесь только в тот момент, когда (и если) в удалённой работе менеджера возникнут критические недочёты. И тут-то вы обнаружите, что инструкция содержит только общие фразы и применить ее на практике к удалённой работе конкретного человека — невозможно.
Чтобы такого не возникало, следует нанять сотрудника, который умеет составлять должностные инструкции для удалённой работы и досконально разбирается в том, что именно должно быть включено в них. Или научиться делать это самому.
Должностная инструкция для удалённой работы. Что это?
Этот документ описывает обязанности для конкретной должности, включая его полномочия, задачи удалённой работы, требования к квалификации, возможные наказания и поощрения.
Это локальный документ, который создаётся работодателем с учетом целей и задач бизнеса, а также учитывает особенности удалённой работы конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Наименования таких документов могут различаться в разных организациях: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент и т.д. При этом в трудовом кодексе такого понятия не существует.
Как оформить?
Формат и оформление должностной инструкции не регулируется никакими законами или нормативными актами. Поэтому каждый бизнес для удалённой работы своих сотрудников оформляет эти документы так, как считает нужным. Главное – содержание.
Должностные инструкции требует двух подписей. Одна – работодателя, который обычно инициирует ее создание. Вторая подпись – работника, который соглашается выполнять предложенные обязанности в рамках своей удалённой работы. Место подписи работодателя обычно располагается в правом верхнем углу, но нет обязательного требования к этому. Руководитель может передать право утверждения инструкций другому сотруднику, при условии, что это право оформлено письменно, например, приказом или распоряжением.
Обязанности, которые прописываются в документе, должны соответствовать трудовым функциям сотрудника и задачам его удалённой работы.
Важно отметить, что отсутствие должностной инструкции не делает отношения между работником и работодателем нетрудовыми. Даже без нее отношения могут рассматриваться как трудовые, но должностная инструкция может помочь подтвердить их трудовой характер при отсутствии трудового договора или наличии гражданско-правового договора.
Содержание должностной инструкции для удалённой работы
Обычно в должностной инструкции, вне зависимости от того, составляете ли вы её для удалённой работы или офисной, встречаются следующие разделы:
Заголовок
Здесь вы пишете что-то в духе «должностная инструкция» или «перечень рабочих обязанностей». Также указывается наименование структурного подразделения и наименование должности точно так, как они указаны в штатном расписании организации. Если инструкция персональная и составляется для конкретного сотрудника, обязательно указываются его фамилия, имя и отчество.
Общие положения
В этом разделе можно указать следующее:
- Кто замещает работника во время его отпуска или больничного. Кто возьмёт на себя его удалённую работу.
- Требования к профессиональной подготовке, такие как уровень образования, квалификация и стаж работы.
- Чьим указаниям и приказам работник должен подчиняться, например, старшего мастера или заместителя директора по производству.
- Задачи, функции и обязанности в удалённой работе. Чем более детально они перечислены, тем проще оценить удалённую работу. Можно описать каждую операцию, входящую в его трудовую деятельность, и установить сроки их выполнения. Здесь мы писали о том, какие поручения работодателей незаконны.
- Должен знать. Здесь перечисляются, какие документы, инструкции или нормативные акты сотрудни должен изучить прежде, чем приступит к своей удалённой работе. Можно указать конкретные нормативы, такие как санпины, снипы, госты, правила противопожарной безопасности или ведомственные приказы. Важно, чтобы эти знания прямо относились к его рабочей деятельности.
- Права. В этом разделе перечисляются права в раках удалённой работы сотрудника: что работник может требовать от других и как он взаимодействует с коллегами, какие расходы на удалённую работу компенсирует работодатель
- Ответственность. В этом разделе описываются области ответственности сотрудника, например, за качественную работу подразделения, соблюдение графика и сроков поставок, написание статей без ошибок. Но не следует дублировать в этом разделе ответственность, которая уже предусмотрена трудовым кодексом, так как она применяется автоматически.
- Взаимодействие. В этом разделе указывается, к кому работник может обращаться, если возникли сложности в удалённой работе, кому он подчиняется и чьи указания он обязан выполнять.
Такая структура облегчает понимание и использование должностной инструкции, помогая как работнику, так и работодателю соблюдать установленные обязанности и права на рабочем месте.
