Организация удаленной работы предполагает использование сотрудниками личного или арендованного ими имущества для выполнения своих трудовых обязанностей, а также увеличенные расходы на электроэнергию, интернет, мобильную связь и другие коммунальные услуги. Также работа на компьютере из дома приводит к тому, что компьютер, принтеры и другие задействованные в удалённой работе устройства изнашиваются быстрее, и здорово, если компания компенсирует это. Компенсация расходов на удалённой работе может быть предусмотрена трудовым договором, а также трудовым законодательством.
Как организовать переход на удаленную работу?
Чтобы сотрудник мог выполнить свои трудовые обязанности онлайн, ему необходимы не только компьютер, программное обеспечение и доступ к Интернету, но и, например, канцелярские товары. В случае удалённой работы существует два способа обеспечения сотрудника всем необходимым:
Работодатель предоставляет сотруднику необходимые предметы или закупает их и передает сотруднику для удалённой работы. В этом случае, все технические средства находятся на балансе организации. Однако, важно закрепить порядок и механизм передачи ресурсов, а также определить правила их контроля в письменной форме.
Если сотрудник, например, использует свой личный компьютер, то необходимо уведомить об этом работодателя и договориться о компенсации расходов за использование его имущества для удалённой работы. Размер компенсации должен быть указан в коллективном или трудовом договоре, дополнительном соглашении или локальном нормативно-правовом акте. В документах также нужно указать список имущества, используемого сотрудником для выполнения удалённой работы и способ расчета компенсации.
Важно отметить, что законодательство не устанавливает каких-либо ограничений в этом вопросе. Например, для определения суммы компенсации, указанной в документах, могут быть представлены две разные суммы в зависимости от того, используется для удалённой работы оборудование компании или личное. В первом случае, компенсация не будет учитывать оборудование, которое не является собственностью работника, а вместо этого будет компенсировать дополнительные расходы, такие как электроэнергия, связь и Интернет. Во втором случае, компенсация учитывает дополнительные расходы, которые несет работник, если он использует для удалённой работы свое собственное имущество.
При формировании документов необходимо также учесть сроки выплаты компенсации работнику. Их рекомендуется оплачивать аккуратно, без образования задолженностей. В противном случае, работодатель может быть оштрафован в размере 1/150 ставки ЦБ РФ от невыплаченной задолженности за каждый день просрочки платежа (согласно ст. 236 ТК РФ).
Конкретная сумма компенсационной выплаты должна быть продублирована в допсоглашении с каждым работником или указана с ссылкой на соответствующий пункт правил внутреннего трудового распорядка. Это предотвратит возможные конфликты с работниками и государственными органами.
Также необходимо предусмотреть обстоятельства, в которых компенсационная выплата может быть уменьшена. Например, если установлена фиксированная сумма, а работник находился в отпуске или болел, то работодатель может выплатить только 50% от суммы. Однако данное условие также должно быть указано в документах.
Как возмещать расходы на удалённую работу
В данной таблице рассмотрим, как (и на основании каких документов) рассчитывать компенсацию расходов на удалённую работу:
| Расход | Расчет компенсации | Документ-подтверждение |
| Компьютер и оргтехника | Сумма амортизации, установленная Постановлением Правительства от 01.01.2002 г. №1.Определяется фиксированный размер компенсации | Документ на покупку (чек) или договор аренды |
| Интернет | исходя из фактического времени удалённой работы (почасовая оплата)фиксированный размер компенсации | Договор на услуги Интернета, акт об оказании услуг, счет или квитанция об оплате Интернета |
| Мобильная связь | С использованием детализации звонков высчитывается общая продолжительность рабочих звонков, которая в дальнейшем оплачивается по тарифу.Определяется фиксированный размер компенсации | Акт об оказании услуг, счет или квитанция об оплате связи |
| Электроэнергия | расчет производится на основании рабочего времени удаленной работыОпределяется фиксированный размер компенсации | Квитанция об оплате электроэнергии |
| Расходные материалы | Определяется фиксированный размер компенсации | Товарный чек |
Понятно, что мы учли не все расходы, а также не всё, указанное в таблице может вам пригодиться. Например, в случае удалённой работы без звонков компенсация мобильной связи и программ для обеспечения их безопасности может быть не обязательной.
Как платить налоги с компенсаций?
Согласно трудовому законодательству, работодатель должен возместить сотруднику расходы на использование его имущества для удалённой работы. Условия компенсации обычно прописываются в договоре при трудоустройстве или дополнительном соглашении к нему.
Выплаченная компенсация может быть учтена работодателем в качестве расходов на оплату труда (согласно п. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ) или прочих расходов (согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поскольку не представляет экономической выгоды для работника. Однако, чтобы работодатель мог использовать эти налоговые льготы, необходимо доказать, что расходы связаны удалённой работой и подтвердить их целесообразность.
Для этого необходимо хранить подтверждающие документы и подробно прописать условия использования личного имущества в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. В противном случае, работодатель может столкнуться с конфликтами и разбирательствами с контролирующими органами, а также с дополнительными финансовыми рисками и расходами. Об этом напомнили Минфин в Письмах от 06.11.2020 г. № 03-04-06/96913, от 04.02.2020 г. № 03-03-06/6672, а также ФНС в Письме от 12.02.2021 г. № СД-4-11/1705.
И на всякий случай напомним, какие поручения работодателя незаконны и в случае удалённой работы, и в офисе
