Незаменимых нет? Ага, как же. В каждой команде есть сотрудник, отсутствие которого парализует удалённую работу всего отдела. Все носятся кругами и паникуют. Если в вашей удалённой работе ситуация такова, то надо перестраивать бизнес-процессы.
Никакой импровизации в удалённой работе
Задача владельца бизнеса выстроить чёткую структуру, которая не даёт сбой при изменении одной случайной переменной. В некоторых компаниях вы можете видеть повторяющийся мотив каждый сезон отпусков: «Семён уходит в отпуск со вторника. Поэтому за два дня вам нужно распределить между собой его удалённую работу и научиться выполнять все его задачи». Ничего глупее нет, но это всеобщая практика.
- Невозможно передать все задачи удалённой работы, тем более если работник выполняет какие-то очень специфические функции. Например, умеет работать в программном обеспечении, которое незнакомо его коллегам. Поступая таким образом вы обрекаете Семёна на то, что удалённая работа догонит его в отпуске. Он будет лёжа на пляже отбиваться от звонков команды: «Семён, а по «Импульсу» где закрывающая документация?», «Ой, тут что-то не работает, куда мне нажать?!» И не знаю, стоит ли об этом упоминать, но обычно сотрудники не слишком рады, когда к их собственной удалённой работе на них взваливают ещё обязанности коллеги.
- Люди, замещающие ушедшего специалиста не в курсе его удалённой работы. Они не знают на что обращать внимание, какой приоритет у разных дел, какого клиента нужно поздравить с юбилеем, а на чьи звонки нельзя отвечать. В лучшем случае позиция конкретного менеджера просто становится временно неэффективной. В худшем — вернувшись к удалённой работе Семён узнает, что коллеги наворотили дел, распугали ему всех клиентов и уронили выручку.
- Менеджеры, которых вы дополнительно загрузили вынуждены разрываться между собственной удалённой работой и задачами Семёна. И там, и там падает эффективность.
Чтобы такая элементарная вещь как отпуск работника не приводила к хаосу в удалённой работе, необходимо заранее организовать бизнес-процессы так, чтобы каждый мог подхватить задачи другого (а значит был бы в курсе основных приоритетов, владел всеми инструментами и т.д.) и незаменимых не было. Чем раньше это сделать, тем лучше.
Препарируйте удалённую работу каждого сотрудника
Чтобы гарантировать бесперебойную удалённую работу всех отделов и каждого конкретного менеджера, нужно хорошо понимать, чем они занимаются.
Составьте документ, где будет список всех обязанностей каждого сотрудника. Если есть менеджеры, которые занимаются тем же самым по отдельным направлениям, вписывайте их имена в файл, это ваши будущие замены. В случае, если сотрудник резко уволится, заболеет или соберётся в отпуск, вы будете знать на кого переложить эти функции.
Возможно, вы обнаружите ряд функций в удалённой работе, которые выполняет только этот конкретный менеджер и никто другой в команде этого делать не умеет. Для вас это красный флаг. Вам нужно ввести в команду дублера, который возьмёт на себя те же функции, будет выполнять их хотя бы время от времени. Чтобы в случае необходимости встать на замену. Для этого работодателю не обязательно нужно нанять сотрудника. Можно расширить должностные инструкции кого-то из действующего штата.
В бизнесе, где все работает как часы, такой файл составляют сразу же после трудоустройства каждого нового сотрудника. Эта таблица поможет в момент, когда надо будет быстро перераспределить удалённую работу конкретного менеджера между коллегами.
«Галя, у нас замена!»
Есть ещё один аспект этого процесса, критически важно, чтобы каждый сотрудник был готов делегировать задачи и передавать свою удалённую работу коллегам. Иногда специалисты ревностно относятся к тому, что кто-то может их заменить даже на неделю. Они размышляют так: «Если любой может выполнять мою удалённую работу, значит меня завтра уволят за ненадобностью». Это ерунда, конечно, но может стать проблемой в команде.
Что можно посоветовать работодателю? Как только в бизнес-процессах появляется новая важная функция, имеет смысл сразу поставить на неё нескольких сотрудников, чтобы они владели всеми инструментами и знали как выполнять эту удалённую работу. Так же в театре: один спектакль репетируют несколько составов актёров. Когда основной состав не может выйти на сцену, происходит замена.
Если у вас есть ключевой сотрудник, его удалённая работа важна, и никто другой этого делать не умеет, действуйте мягко. Не приходите к нему со словами: «Привет. Это Марина. Научи её делать всю твою работу, чтобы если что она могла тебя заменить». В этом случае менеджер будет воспринимать Марину как угрозу, как нахалку, которая пришла его подсидеть и отобрать удалённую работу. Едва ли тут сложится продуктивный союз. Объясните своё решение желанием создать для каждого сотрудника возможность уйти на больничный или спокойно уехать в отпуск.
Как организовать бесперебойную удалённую работу
Чтобы удалённая работа целой команды не сбивалась в сезон отпусков, работодатель должен следовать двум главным правилам:
- Планируйте удалённую работу и отдых заранее. Пусть отдел кадров составит график отпусков заблаговременно, отдельно следя за тем, чтобы специалисты, дублирующие функции друг друга не уходили одновременно. За две недели до отпуска имеет смысл отправить сотруднику напоминание, что перед отпуском нужно успеть: закрыть важные проекты, подготовить инструкции, распределить задачи, установить дедлайны
- Подготовьте инструкции. Специалист, уходящий в отпуск, должен оставить коллегам подробные инструкции и чек-листы. Нужно описать текущие проекты, схемы выполнения задач, приоритеты и дедлайны. В идеале дублеров нужно ввести в предстоящую удалённую работу плавно: расшарить с ними календарь задач, приглашать на митинги, поручать какие-то небольшие задачи.
